Inkassobrev: regler, frister og krav til et gyldigt inkassovarsel
Mangler du stadig betaling fra dine kunder, og er du i tvivl om næste skridt? Denne guide forklarer, hvad et inkassobrev og inkassovarsel er, hvornår det må sendes, og hvilke oplysninger det skal indeholde.
Et inkassobrev – ofte kaldet et inkassovarsel eller en påkravsskrivelse – er en formel meddelelse til en debitor om, at et ubetalt krav nu er så forsinket, at næste skridt vil være egentlig inkasso.
I lovgivningen findes krav til både indhold, frister og forløb, bl.a. i renteloven, inkassoloven, retsplejeloven og forældelsesloven.
Dette indlæg gennemgår disse regler og giver praktiske råd til udformning af et lovligt inkassobrev.
Læs også: Sådan tager du et krav til inkasso – gratis inkassobrev.
Hvad er et inkassobrev?
Et inkassobrev er en skriftlig henvendelse fra kreditor (den der har penge til gode) til debitor, hvori kreditor gør debitor opmærksom på, at kravet er forfaldent og at sagen vil blive overgivet til inkasso, hvis betaling ikke sker inden for en fastsat frist.
Brevet indeholder normalt en opgørelse over det skyldige beløb og en advarsel om de yderligere omkostninger, der kan påløbe ved en inkassosag.
Lovgivningen stiller krav om korrekt dokumentation, god inkassoskik og forbrugerbeskyttelse.
Inkassoprocessen begynder normalt med en eller flere rykkere. Først når debitor fortsat undlader at betale, udsendes inkassobrevet.
Den udenretlige inkasso – overgangen fra rykkerprocedure til inkasso – kræver, at kreditor overholder formkrav og frister.
Efter udsendelse af inkassovarslet får debitor en frist (typisk mindst 10 dage) til at betale.
Overskrider debitor fristen, kan sagen overgå til inkasso.
Hvornår må man sende et inkassobrev?
Kravet skal være forfaldent
Et inkassobrev må først sendes, når kravet er forfaldent.
Det indebærer, at betalingsfristen på fakturaen er udløbet, og at debitor dermed er i mora.
Når rykkeren er sendt, bør debitor have rimelig tid til at reagere. Der skal derfor gives en frist på minimum 10 dage fra afsendelse af rykkeren, før du sender inkassobrevet.
Formålet er at sikre, at debitor reelt er blevet informeret om kravet, og at kommunikationen lever op til god inkassoskik
Eksempel på hvornår et inkassobrev må sendes
Hvis en faktura har forfaldsdato den 1. maj, og kreditor sender en rykker den 4. maj med 10 dages betalingsfrist.
Betaler debitor ikke senest den 14. maj, kan kreditor sende et inkassobrev den 15. maj.
Når fristen i inkassobrevet udløber (typisk mindst 10 dage efter afsendelsen), kan sagen gå videre til inkasso den 25. maj.
Hvornår sender virksomheder typisk inkassobrevet?
Virksomheder udsender ofte inkassobrev, når en til tre rykkerskrivelser ikke har givet resultat.
Tidsintervallet mellem de enkelte rykkere og inkassobrevet varierer, men der skal minimum være 10 dage mellem rykkere, hvis der opkræves rykkergebyrer.
Mange virksomheder vælger at sende inkassobrevet cirka 30 dage efter forfald, men lovgivningen kræver ikke et bestemt antal rykkere.
Hvad kan jeg hjælpe dig med?
Fortæl mig om dine udfordringer, så kontakter jeg dig snarest muligt med en gratis vurdering af dine muligheder.
Hvilke krav gælder for et gyldigt inkassobrev?
Inkassolovens § 10
Inkassolovens § 10 stiller en række formkrav til et inkassobrev. Det skal blandt andet:
angive kreditor og debitors navn og adresse,
beskrive det krav, der kræves betalt (fakturanr. og fakturadato),
oplyse det skyldige beløb inklusive renter, gebyrer og eventuelle kompensationsbeløb,
fastsætte en betalingsfrist på mindst 10 dage
tydeligt varsle om, at manglende betaling kan føre til at sagen tages til inkasso samt at der kan påløbe yderligere omkostninger.
Minimum 10 dages betalingsfrist
Et inkassobrev skal give debitor en rimelig frist til at betale – lovgivningen foreskriver mindst 10 dage.
Fristen regnes normalt fra den dag, brevet sendes. At give debitor længere frist er tilladt, men den må ikke være kortere end 10 dage.
Dette krav sikrer, at debitor har mulighed for at indfri kravet eller fremføre indsigelser.
Oplysning om at sagen overgår til inkasso
Brevet skal klart og tydeligt angive, at sagen kan blive overgivet til inkasso ved manglende betaling.
Ifølge god inkassoskik skal det også fremgå, hvilke yderligere omkostninger (inkassosalær, gebyrer, renter m.m.) debitor risikerer ved ikke at betale.
Hvorfor et ugyldigt inkassobrev kan give problemer
Hvis et inkassobrev ikke opfylder lovens krav, kan det have konsekvenser for kreditors muligheder for at gøre sit krav gældende.
Kreditor risikerer at miste retten til at opkræve inkassosalær, samt evt. også til at opkræve renter og gebyrer, og domstolene kan afvise sagen.
Manglende eller forkert frist kan betyde, at fristerne i Inkassoloven ikke er opfyldt, hvilket i værste fald kan forsinke inddrivelsen eller medføre forældelse.
Hvad er forskellen på inkassobrev, inkassovarsel og rykkere?
Inkassobrev og inkassovarsel bruges ofte om det samme
I daglig sprogbrug anvendes begreberne inkassobrev og inkassovarsel ofte om den samme type brev.
Formålet med begge er at varsle debitor om, at kravet nu vil blive sendt til inkasso, og at der vil påløbe yderligere omkostninger samt foretages yderligere inkassoskridt.
Inkassobreve kan dog også være et udtryk for de breve, der sendes til debitor, når sagen ér taget til inkasso.
Forskellen på rykker og inkassobrev
En rykker er en venlig betalingspåmindelse, som kan indeholde et rykkergebyr (max 100 kr. pr. rykker).
Der skal gå mindst 10 dage mellem rykkere, hvis man vil opkræve gebyret.
Et inkassobrev er derimod ikke en almindelig påmindelse men et påkrav med et klart varsel om inkasso.
Inkassobrevet kan udløse et inkassosalær, hvis debitor ikke betaler og sagen overdrages til inkasso Forskellen er ofte både i tonen og i de retlige konsekvenser
Må man sende inkassobrev uden at sende rykkere først?
Der er ikke krav om 3 rykkere
Der er ikke i lovgivningen noget krav om, at der skal sendes tre rykkerskrivelser, før man må sende et inkassobrev.
Dette er altså blot en udbredt misforståelse.
Kreditor kan sende inkassovarsel, så snart kravet er forfaldent, og debitor er i mora, forudsat at man overholder de formelle krav.
Hvornår er det en god idé at sende rykkere først?
Selvom der ikke er et lovkrav, vælger de fleste virksomheder at sende mindst én rykker.
En høflig rykker kan bevare det gode forhold, give debitor mulighed for at betale uden ekstra omkostninger og sikre, at en eventuel fejl (fx en manglende faktura) opdages.
Du vælger selv, om du vil opkræve rykkergebyr på 100 kr. til at dække de ekstra administrationsomkostninger.
Et rykkerforløb kan desuden opbygge dokumentation, hvilket kan være vigtigt i en senere inkassoproces.
Hvis debitor betaler under rykkerforløbet, sparer begge parter inkassoomkostninger.
Derudover viser rykkere, at kreditor har strakt sig for at indgå dialog, hvilket kan være relevant i en eventuel retssag.
Hvad sker der, hvis debitor ikke betaler efter et inkassobrev?
Hvis debitor ikke reagerer på inkassobrevet inden fristens udløb, kan sagen overdrages til et inkassobureau eller en advokat.
Det er vigtigt at dokumentere, at debitor har modtaget brevet. Her kan digital postkasse, e-mail med læsekvittering eller anbefalet brev anvendes.
Overdragelse til inkasso eller advokat
Når fristen udløber, kan kreditor indgå aftale med et autoriseret inkassofirma eller en advokat, som håndterer sagen.
Advokaten/inkassofirmaet vil normalt først forsøge en udenretlig opkrævning og derefter eventuelt indgive betalingspåkrav til fogedretten eller udtage stævning.
Hvis debitor gør indsigelse mod kravet
Hvis debitor bestrider kravet (fx på grund af mangler eller fejl i fakturaen), må sagen ofte behandles ved domstolene.
Et inkassobureau kan ikke presse betaling igennem, når der foreligger en saglig indsigelse. Kreditor kan vælge at forhandle, indgå forlig eller anlægge civil retssag.
Hvornår skal en inkassosag i fogedretten eller ved domstolene?
Hvornår kan sagen sendes i fogedretten?
Hvis debitor ikke betaler under udenretlig inkasso, kan kreditor anmode fogedretten om tvangsfuldbyrdelse.
Dette kræver et ekstigibelt grundlag såsom en dom, et frivilligt forlig eller et betalingspåkrav.
Fogedretten kan foretage udlæg i debitors aktiver, konti eller løn. I alvorlige tilfælde kan fogedretten tvinge debitor til at afgive insolvenserklæring.
Hvornår skal kravet behandles ved domstolene?
Hvis debitor bestrider kravet, eller hvis der ikke foreligger et eksigibelt grundlag, må kreditor indlede en civil retssag.
Retsplejeloven regulerer proceduren, og kreditor skal dokumentere sit krav. Domstolen afsiger dom, som derefter kan tvangsfuldbyrdes i fogedretten.
Få hjælp til at lave et gyldigt inkassobrev
Mange advokater og inkassofirmaer tilbyder rådgivning om udformning af inkassobrev og håndtering af inkassoproces.
De kan sikre, at alle lovkrav og frister overholdes, og at sagen bygges op korrekt.
Fordele ved at lade en advokat udforme inkassobrevet
En advokat har specialistviden om inkassoregler og forældelse.
Ved at benytte advokat sikrer man, at brevet opfylder formalia, at beløbet og renteberegningen er korrekt, og at eventuelle indsigelser håndteres professionelt.
Advokaten kan også repræsentere kreditor i fogedretten og ved domstolene, hvis sagen eskalerer.
Undgå fejl og spar tid i inkassoprocessen
Professionel hjælp kan spare tid og reducere risikoen for fejl, der forsinker processen eller fjerner retten til omkostningsdækning.
Inkassoselskaber har procedurer og systemer til at udsende lovlige påkravsskrivelser og følge op med automatiske rykkere.
Kontakt os for hjælp med inkassovarsel og inddrivelse
Hvis du vil vide mere om, hvordan du laver et inkassobrev eller har du brug for hjælp til at opkræve et ubetalt krav, så er du velkommen til at kontakte os lige her.
